Dans un contexte où les paiements numériques deviennent la norme, il est essentiel pour les hôtels de disposer d'une solution d'automatisation efficace pour éviter les problèmes opérationnels liés à un grand nombre de transactions.
L'automatisation avec la solution hôtelière de Clock permet de simplifier cette gestion sans avoir à regrouper les paiements ou à saisir manuellement les informations de carte.
Cet article illustre deux scénarios courants dans Clock : l'automatisation des prélèvements en fonction de politiques de paiement flexibles et le traitement des cartes Expedia le jour de l'arrivée.
Le défi des paiements manuels
Sans automatisation, la gestion des paiements dans les hôtels repose sur des méthodes non sécurisées et une intervention manuelle intense, ce qui expose à des risques pour l'hôtel et les clients.
Le processus typique est le suivant :
- Collecte des informations de carte souvent obtenues par des moyens non sécurisés, comme le téléphone ou l'e-mail.
- Saisie des informations de carte dans des terminaux de paiement physiques
Ce processus s'applique également aux cartes virtuelles des OTA.
Votre hôtel reçoit les détails de la carte virtuelle, y compris le numéro à 16 chiffres, la date d'expiration et le code de sécurité, avec un montant correspondant à la réservation, moins la commission
Chaque OTA (Online Travel Agency) a ses propres règles pour le traitement des paiements. Par exemple, Expedia permet de débiter la carte uniquement à partir du jour d'arrivée du client, obligeant le personnel à saisir les informations manuellement le jour même dans le terminal de paiement.
That means someone from the front desk staff must manually key the card details in their POS terminal to charge it on arrival day.
Sans automatisation des paiements, ce processus est chronophage et sujet à des erreurs de facturation. Et pour les cartes personnelles, il est impossible de savoir si les informations sont valides avant de les débiter.
Les erreurs de saisie ou des fonds insuffisants nécessitent souvent des échanges supplémentaires avec les clients, entraînant une perte de temps précieuse pour le personnel.
Attendre l’arrivée des clients pour traiter les paiements peut conduire à des no-shows ou des fonds insuffisants, entraînant un risque de perdre les frais d’annulation ou de no-show.
Recourir aux OTA pour gérer les paiements entraîne des coûts supplémentaires, et même pour les cartes virtuelles des OTA, l’automatisation reste indispensable pour éviter un traitement manuel laborieux.
Voyons comment vous pouvez résoudre tous ces problèmes grâce aux paiements automatisés dans Clock.
Cas d'utilisation : Politiques de garantie flexibles
Beaucoup d'hôtels disposent de politiques de garantie flexibles, ce qui les rend très adaptés pour l'automatisation des paiements via Clock. Par exemple, une politique d'hôtel peut nécessiter un acompte de 50 % suivi du solde deux jours avant l'arrivée.
Avec Clock, la collecte des paiements restants selon la politique de votre hôtel est facilitée par une tâche de Pilotage Automatique des Paiements.
Pour prélever le solde deux jours avant l'arrivée, sélectionnez simplement votre politique flexible à 50 % et lancez la tâche 48 heures avant l'arrivée des clients.
Spécifiez le montant à prélever comme étant le solde restant du folio.
Choisissez les actions en cas de succès ou d'échec.
Dans cet exemple, nous avons créé un email via Guest Mailer confirmant que nous avons prélevé les 50 % restants en cas de succès, comme indiqué dans notre politique de garantie.
Selon les lois locales et les règles fiscales, vous pouvez clôturer le folio et émettre les reçus immédiatement après le paiement.
Cependant, le folio reste généralement ouvert pour permettre au client d'ajouter des services supplémentaires à son arrivée. Le client peut ensuite régler la totalité du folio en une seule fois lors de son départ.
Vous pouvez également créer une tâche pour le personnel, afin de l'informer que l'argent a été reçu.
Si la transaction échoue, vous pouvez envoyer un autre e-mail au client.
Demandez-lui d'ajouter des fonds sur la carte ou d'accéder au check-in en ligne de Clock pour finaliser le paiement.
Vous pouvez également créer une tâche pour informer le personnel des paiements manquants.
L'automatisation des tâches selon les politiques de votre hôtel est simplifiée grâce à Clock.
Ce système vous permet de collecter des acomptes ou des frais lors de la réservation et d'automatiser le prélèvement du solde restant avant l'arrivée des clients, conformément aux règles de votre établissement.
Cette fonctionnalité vous aide à sécuriser les revenus à l'avance, surtout en période de forte affluence, à minimiser les erreurs manuelles, à gagner du temps, et à réduire les risques liés aux paiements incorrects ou aux annulations de dernière minute.
Ainsi, les hôtels peuvent améliorer leur efficacité opérationnelle, diminuer les risques et garantir une gestion plus sécurisée et efficace des paiements des clients.
Cas d’usage: Les cartes virtuelles Expedia
Pour simplifier la gestion des cartes virtuelles Expedia à l'arrivée, plutôt que de les débiter manuellement sur les terminaux, vous pouvez automatiser ce processus en quelques étapes simples, permettant de débiter automatiquement toutes les cartes OTA.
Activez l'Autopilote de paiement le jour de l'arrivée, sélectionnez la réservation OTA, et assurez-vous que la tâche ne concerne que les réservations avec des cartes OTA (virtuelles).
Choisissez Expedia dans la liste des OTA.
Une fois l'opération réussie, le folio sera fermé et une facture sera émise, car cette transaction se fait entre l'hôtel et Expedia.
Cachez le folio du portail en libre-service.
De cette manière, le client ne verra pas le folio avec les frais entre vous et Expedia.
Commencez la tâche Autopilote de Paiement.
Désormais, votre hôtel facturera automatiquement les cartes virtuelles Expedia le jour de l'arrivée, sans paiements oubliés ni pertes de revenus.
Résumé
À mesure que de plus en plus de pays se tournent vers les paiements numériques, il devient crucial pour vous de maîtriser la gestion de ces transactions dans vos opérations.
En automatisant des tâches de paiement telles que les politiques de garantie flexibles et le débit des cartes virtuelles Expedia, vous et votre équipe pouvez vous concentrer sur l'essentiel – offrir une expérience inoubliable à vos clients.
Bien que les deux exemples d'automatisation présentés dans cet article soient populaires auprès de nos clients, ils ne représentent qu'une petite partie des possibilités offertes.
Par exemple, vous pouvez automatiquement libérer les pré-autorisations inutilisées (comme les dépôts de garantie) immédiatement après le départ des clients, garantissant ainsi leur satisfaction maximale.
Avec un support technique de qualité, vous pouvez facilement configurer vos tâches d'automatisation des paiements dans Clock. Quelques clics suffisent pour automatiser une grande partie de vos opérations financières.
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