Die Welt wird bargeldlos. Digitale Zahlungen werden immer beliebter. Doch ohne die richtige Lösung für die Zahlungsautomatisierung kann das hohe Volumen zu erheblichen betrieblichen Problemen für Hotels führen.
Anstatt Zahlungen zu konsolidieren oder Kartendaten in Terminals einzugeben, ist die Automatisierung der intelligente Weg, um digitale Transaktionen zu bearbeiten – und mit der Hotelsoftware von Clock ist dies ganz einfach.
Dieser Artikel zeigt zwei beliebte Fälle der Zahlungsautomatisierung in Clock: das Belasten von Karten gemäß flexiblen Zahlungsrichtlinien und das Belasten von Expedia-Karten am Anreisetag.
Das Problem der manuellen Zahlungen
Ohne eine Zahlungsautomatisierung sind Hotels auf unsichere Kommunikation mit den Gästen und umfangreiche manuelle Arbeit angewiesen, was sowohl das Hotel als auch den Karteninhaber gefährdet.
Der Prozess verläuft in der Regel folgendermaßen:
- Kartendetails aus unsicheren Kanälen abrufen (wie Telefon, E-Mail oder OTA-Extranets)
- Kartendetails in physischen POS-Terminals verarbeiten
Dieser Prozess gilt auch für virtuelle Karten von OTAs.
Ihr Hotel erhält die Details der virtuellen Karte, einschließlich der 16-stelligen Nummer, des Ablaufdatums und des Sicherheitscodes, und lädt sie mit dem Buchungsbetrag abzüglich der Provision auf.
Je nach OTA gibt es unterschiedliche Zeitrahmen, um die Karte zu belasten. Zum Beispiel erlauben Expedia-Karten nur eine Belastung ab dem Anreisetag.
Das bedeutet, dass jemand vom Empfangspersonal die Kartendetails manuell in das POS-Terminal eingeben muss, um sie am Anreisetag zu belasten.
Ohne eine Zahlungsautomatisierung ist dieser Prozess zeitaufwendig und anfällig für fehlerhafte Belastungen. Bei persönlichen Karten besteht zudem keine Möglichkeit zu wissen, ob die angegebenen Details echt sind, bevor sie belastet werden.
Fehler bei der Dateneingabe oder unzureichende Mittel erfordern weitere Kommunikation mit den Gästen, was zu verschwendeter Arbeitszeit und Ressourcen führt.
Das Warten auf Gästeankünfte zur Abwicklung von Zahlungen kann zu No-Shows oder unzureichenden Mitteln führen, was das Risiko von verlorenen Stornierungs- oder No-Show-Gebühren birgt.
Das Auslagern der Zahlungsabwicklung an OTAs ist mit Gebühren verbunden, und eine effektive Bearbeitung der virtuellen OTA-Kreditkarten erfordert dennoch eine Lösung für die Zahlungsautomatisierung, um eine manuelle Bearbeitung zu vermeiden.
Lassen Sie uns sehen, wie Sie all diese Probleme mit automatisierten Zahlungen in Clock lösen können.
Anwendungsfall: Flexible Garantierichtlinien
Viele Hotels haben flexible Garantierichtlinien, was es zu einem beliebten Anwendungsfall für die Zahlungsautomatisierung in Clock macht. Zum Beispiel könnte die Hotelrichtlinie eine Zahlung von 50% im Voraus verlangen und die restlichen 50% zwei Tage vor der Anreise.
Das Sammeln aller verbleibenden Zahlungen gemäß den Hotelrichtlinien ist in Clock mit einer Zahlungs-Autopilot-Aufgabe ganz einfach.
Da wir die Belastung zwei Tage vor der Anreise vornehmen möchten, haben wir unsere flexible 50%-Garantierichtlinie ausgewählt und die Aufgabe 48 Stunden vor der Anreise initiiert.
Spezifizieren Sie den zu belastenden Betrag als den verbleibenden Foliensaldo.
Wählen Sie aus, was bei Erfolg oder Misserfolg geschieht.
In diesem Beispiel haben wir eine E-Mail im Gäste-Mailer erstellt, die bestätigt, dass wir die verbleibenden 50% gemäß unserer Garantierichtlinie erfolgreich abgebucht haben.
Je nach lokalen Gesetzen und Steuervorschriften können Sie das Folio schließen und sofort nach der Zahlung entsprechende Belege ausstellen.
Normalerweise bleibt das Folio offen, damit der Gast bei der Anreise zusätzliche Serviceleistungen hinzufügen kann. Der Gast kann dann den verbleibenden Foliensaldo bei der Abreise auf einer Rechnung begleichen.
Sie können auch eine Aufgabe für das Personal erstellen, um sie darüber zu informieren, dass das Geld eingegangen ist.
Wenn die Transaktion fehlschlägt, können Sie dem Gast eine andere E-Mail senden.
Sie könnten sie bitten, Geld auf die Karte zu laden oder zur Online-Check-in-Funktion von Clock zu gehen, um die Zahlung abzuschließen.
Auch hier können Sie eine Aufgabe erstellen, um das Personal über ausstehende Zahlungen zu informieren.
Das Automatisieren von Aufgaben gemäß den Richtlinien Ihres Hotels ist in Clock ganz einfach.
Es ermöglicht Ihnen, zum Zeitpunkt der Buchung Anzahlungen oder Gebühren zu erheben und die automatische Abbuchung des verbleibenden Betrags vor der Anreise des Gasts gemäß den Richtlinien Ihres Hotels durchzuführen.
Es ermöglicht Ihnen, Einnahmen frühzeitig zu sichern, besonders während der Hochsaison, indem Sie manuelle Fehler minimieren, Zeit sparen und Risiken durch falsche Zahlungen oder No-Shows verringern.
Hotels können ihre Betriebseffizienz steigern, Risiken reduzieren und eine sicherere sowie effizientere Abwicklung von Gästezahlungen gewährleisten.
Anwendungsfall: Expedia Virtuelle Kreditkarten
Anstatt die von Expedia ausgestellten virtuellen Kreditkarten am Anreisetag manuell in POS-Terminals zu belasten, können Sie diesen Prozess einfach automatisieren und alle OTA-Karten automatisch belasten.
Starten Sie den Zahlungsautopiloten am Anreisetag. Wählen Sie die OTA-Buchung aus und stellen Sie sicher, dass die Aufgabe nur für Buchungen mit OTA (virtuellen) Karten gilt.
Wählen Sie Expedia aus der Liste der OTAs aus.
Bei erfolgreicher Durchführung wird das Folio geschlossen und eine Rechnung ausgestellt, da es sich um eine Transaktion zwischen dem Hotel und Expedia handelt.
Blenden Sie das Folio im Self-Service-Portal aus.
Auf diese Weise wird der Gast das Folio mit den Gebühren zwischen Ihnen und Expedia nicht sehen können.
Initiieren Sie die Zahlungs-Autopilot-Aufgabe.
Ihr Hotel wird nun automatisch am Anreisetag die virtuellen Karten von Expedia belasten, ohne dass es zu vergessenen Zahlungen oder entgangenen Einnahmen kommt.
Fazit
In einer Zeit, in der immer mehr Länder den Fokus auf digitale Zahlungen legen, wird die operative Fähigkeit Ihres Unternehmens, diese Transaktionen zu handhaben, zunehmend wichtiger.
Durch die Automatisierung von Zahlungsaufgaben wie flexible Garantierichtlinien und der Belastung von virtuellen Karten können Sie und Ihr Team sich auf das konzentrieren, was wirklich zählt – Ihre Gäste zu begeistern.
Die beiden Anwendungsfälle, die in diesem Artikel präsentiert wurden, sind zwar bei unseren Kunden beliebt, aber sie bieten nur einen kleinen Einblick in die Möglichkeiten der Automatisierung.
Ein weiteres Beispiel ist die automatische Freigabe von vorautorisierten Beträgen wie Sicherheitsleistungen, die nach dem Auschecken sofort und ohne Ihr Zutun erfolgt, um die Zufriedenheit der Gäste zu maximieren.
Mit erstklassigem Support können Sie Ihre Aufgaben rund um die Zahlungsautomatisierung in Clock problemlos einrichten. Ein paar Klicks genügen, um einen erheblichen Teil Ihrer finanziellen Abläufe automatisch zu gestalten.
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