In der Welt der Hoteltechnologie gibt es einen stillen Helden: Aufgaben. Sie haben einen positiven Einfluss auf jeden Bereich und können von jedem sofort genutzt werden. Diese Aufgaben sind winzig, fast unsichtbar, aber unerlässlich für reibungslose Abläufe, effektive Kommunikation und ein angenehmes Gästeerlebnis.
Trotzdem nutzen Hoteliers und Mitarbeiter sie oft nicht, weil herkömmliche Hotelsysteme sie nicht anbieten. Es gibt zwar Umgehungslösungen und Alternativen, aber diese sind nicht immer die beste Wahl.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie integrierte Aufgaben Ihnen helfen können, jede Buchung und jede Sonderanfrage zu meistern und immer einen Schritt voraus zu sein.
Passive Erinnerungen in aktive Aufgaben verwandeln
Das Property Management System (PMS) ist traditionell nicht dafür bekannt, die interne Kommunikation zu vereinfachen. Hotelmitarbeiter verlassen sich oft auf einfache Notizen im System oder sogar auf Post-its, um Gästevorlieben und interne Aufgaben, wie beispielsweise hypoallergene Kissen, im Blick zu behalten.
Die Rezeption erstellt in der Regel eine Notiz und verwendet sie für die meisten hotelbezogenen Aufgaben, wie Anfragen, Zahlungen, Housekeeping und andere wichtige Bereiche.
Ohne eine Möglichkeit, den Abschluss von Aufgaben zu verfolgen oder Verantwortlichkeiten zuzuweisen, bleiben diese Notizen jedoch passive Erinnerungen und keine aktiven Aufgaben – was zu Fehlern und Ineffizienzen führen kann, die Ihre Abläufe stören und das Gästeerlebnis beeinträchtigen.
Trotz der beeindruckenden Organisationsfähigkeiten von Hoteliers und Mitarbeitern bei der Verwendung von Notizen gibt es eine großartige Gelegenheit, die Zusammenarbeit im Team zu verbessern, indem die Aufgaben von passiv zu aktiv umgewandelt werden.
Mit einer integriertem Aufgabenverwaltung in Ihrem PMS, bei dem Mitarbeiter Aufgaben zuweisen, verfolgen und überprüfen können, haben Hoteliers die Möglichkeit, ihren Service auf ein neues Niveau zu heben, beispielsweise durch:
- Organisation zusätzlicher Dienstleistungen wie Flughafentransfers oder Aufmerksamkeiten im Zimmer
- Vorbereitung von Zimmern basierend auf speziellen Tarifen
- Erfüllung einzigartiger Gästewünsche
- Verwaltung von Buchungsgarantien
… und alles, was dazwischen liegt.
Echtzeitbenachrichtigungen in Ihrem PMS stellen sicher, dass jeder Gastwunsch, sei es ein Check-in oder eine besondere Anfrage, eine To-Do-Aufgabe für die zuständige Abteilung auslöst.
Egal ob Housekeeping, Reservierungen oder Gästebetreuung – ein Mitglied des jeweiligen Teams wird zugewiesen und ist dafür verantwortlich, die Aufgabe abzuhaken, sobald sie erledigt ist.
Von großen Events bis zu einfachen Aufenthalten
Eine effektive Aufgabenverwaltung ist auch bei der Durchführung von Events und der Betreuung zahlreicher Gäste unerlässlich. In solchen Situationen benötigen Sie ein System, das Sie informiert und Benachrichtigungen bereitstellt, um den persönlichen Kontakt zu gewährleisten. Interne Aufgaben spielen dabei eine wichtige Rolle und können in vielen Fällen äußerst nützlich sein.
Werfen wir einen Blick auf drei typische Szenarien.
#1: Hochzeiten
Große Veranstaltungen sind ein hervorragendes Beispiel, bei dem jedes Detail – von der Bestuhlung bis zur Tischdekoration – entscheidend ist. Die Organisation einer Hochzeit gleicht einem Projektmanagement, und die Aufgabenliste kann umfangreich sein.
Die Braut wünscht sich den Tag ihrer Träume. Die Eltern haben besondere Wünsche, und der Hochzeitsplaner hat spezifische Erwartungen. Doch es geht nicht nur darum, diese speziellen Anforderungen zu erfüllen.
Während Eventmanagement-Tools wie Function Sheets hilfreich sein können, bietet die Integration von Aufgabenlisten in ein PMS ein universelles Organisationstool, ähnlich den beliebten Plattformen wie Slack oder Google Tasks.
Von der Überprüfung der Verfügbarkeit des DJs bis hin zur Koordination von Vorschlägen und Genehmigungen mit Anbietern stellt ein PMS, das Aufgaben in die betriebliche Software des Hotels integriert, sicher, dass die Kommunikation und Ausführung aller Aufgaben nahtlos verläuft und die Notwendigkeit für mehrere Werkzeuge oder Systeme entfällt.
#2: Urlaub
Betrachten wir ein anderes Szenario: Ein mittelgroßes Hotel mit 70 Zimmern ist für Silvester komplett ausgebucht. Jeder Gast könnte spezielle Wünsche für diesen Tag haben.
Vielleicht kommen sie einen Tag früher oder später an, benötigen eine Steckdose für ihr Elektroauto oder haben besondere Ernährungsbedürfnisse aufgrund von Gesundheit oder Lebensstil.
Das Handling solcher individuellen Gästewünsche, selbst an einem normalen Tag, erfordert höchste Präzision und Organisation – nur ein integriertes System für die Aufgabenverwaltung kann dies gewährleisten.
Indem Ihr Hotelsystem automatisch Aufgaben erstellt und dem richtigen Team zuweist, können Sie sicherstellen, dass jede Anfrage zur Zufriedenheit der Gäste erfüllt wird.
#3: Telefonbuchungen
Automatisierte Aufgaben unterstützt das Team dabei, ein besseres Gästeerlebnis zu schaffen. Ein Beispiel: Bei einer telefonischen Buchung müssen Sie die Reservierungsabteilung daran erinnern, die Garantie zu überprüfen.
Ein digitaler Prozess kann automatisch versuchen, die Kreditkarte des Gastes zu belasten. Scheitert der Versuch, sendet das System eine Benachrichtigung und eine Aufgabe an das Team, damit die Rezeption den Verkauf sichern kann.
In den Tagen vor der Anreise kann das System das Team benachrichtigen, um die Zimmermerkmale zu bestätigen und sicherzustellen, dass Gästewünsche wie Einzel- oder Doppelbelegung erfüllt werden.
Wenn der Gast online eincheckt, wird das Team benachrichtigt und übergibt den Zimmerschlüssel bei der Anreise
Die Kraft automatisierter Aufgaben
Wie automatisierte Zahlungen, können auch automatisierte Aufgaben die Abläufe optimieren, indem sie automatisch Anfragen wie frühe Check-ins oder zusätzliche Annehmlichkeiten an die entsprechenden Abteilungen weiterleiten.
Mit Clock können Sie Aufgaben und Benachrichtigungen individuell anpassen, um die ideale Mischung aus allgemeinen Meldungen und spezifischen, umsetzbaren Aufgaben zu schaffen, die den Bedürfnissen Ihres Hotels entsprechen.
Diese Aufgaben können auch dazu verwendet werden, das Personal über neue Raten und Angebote zu informieren. Wenn beispielsweise ein Revenue Manager eine neue Rate einführt, kann er direkt Aufgaben an das Reservierungsteam zuweisen, um die Rateneinführung präzise zu gewährleisten, anstatt sich auf Anrufe oder E-Mails zu verlassen.
Dieses Setup ist auch nützlich für die Schulung neuer Mitarbeiter, da es ihnen hilft, sich mit den Abläufen vertraut zu machen und eine konsistente Gästeerfahrung zu gewährleisten.
Fazit
Stellen Sie sich ein System vor, bei dem eine Anfrage nach einem neuen Kissen automatisch die Housekeeping-Abteilung benachrichtigt und einem bestimmten Mitarbeiter zuweist, der es liefert. Oder wenn derselbe Gast einen Weinfleck meldet, koordiniert das System umgehend die Reinigung.
Die Aufgabenverwaltung ist der unbesungene Held im Hotel-PMS. Die Zeiten, in denen ein PMS lediglich zur Überwachung physischer Eigenschaften genutzt wurden, sind vorbei. Die moderne Hotellerie fokussiert sich darauf, Kommunikation und Koordination sowohl für Gäste als auch für das Personal zu optimieren.
Während traditionelle PMS mit passiven Erinnerungen oft versäumen, diese in umsetzbare und verantwortliche Aufgaben zu verwandeln, integrieren Lösungen wie Clock die Aufgabenverwaltung nahtlos in das Hotelsystem.
Heute sind Hotel-Lösungen, die die Aufgabenverwaltung und interne Kommunikation priorisieren, unerlässlich, um außergewöhnliche Gästeerlebnisse zu schaffen.
