Der Check-in-Prozess ist die erste wirkliche Interaktion eines Gastes mit einem Hotel und prägt den Gesamteindruck seines Aufenthalts. Wenn wir uns die Effizienz von Flughafenkiosken und die optimierten Abläufe bei Fluggesellschaften genauer ansehen, können wir wertvolle Erkenntnisse gewinnen, um die Check-in-Systeme in Hotels erheblich zu verbessern.
Dieser Artikel untersucht die aktuelle Technologie von Hotelkiosken, zieht Vergleiche zu den Check-in-Prozessen an Flughäfen und bei Fluggesellschaften und schlägt innovative Verbesserungen vor, um Geschwindigkeit, Komfort und die Interaktion mit den Gästen zu optimieren.
Erkenntnisse aus der Luftfahrtindustrie
Passkontrollkioske an Flughäfen sind ein Paradebeispiel für effiziente Abfertigung. Diese Kioske reduzieren die Interaktion auf ein Minimum, indem sie lediglich einen Passscan und eine Gesichtserkennung erfordern. Dadurch wird der Passagierfluss erheblich beschleunigt und die Wartezeiten im Vergleich zu traditionellen, bemannten Schaltern deutlich verkürzt.
Dieser Prozess unterstreicht die Bedeutung von Geschwindigkeit und minimalem Aufwand für den Gast – entscheidende Kriterien für jedes Check-in-Verfahren. Passagiere bevorzugen diese Kioske, da sie schneller und benutzerfreundlicher sind.
Der Übergang der Flughäfen zu Online-Check-ins
Fluggesellschaften haben den Check-in-Prozess erheblich effizienter gestaltet, indem sie physische Interaktionen am Flughafen minimiert haben. Angesichts der hohen Kosten für Flughafenflächen und der Unannehmlichkeiten langer Check-in-Zeiten haben die meisten Airlines den Großteil dieses Prozesses online verlagert.
Bevor Passagiere den Flughafen erreichen, können sie über ihre mobilen Geräte einchecken, Zusatzleistungen für ihre Reise auswählen und eine digitale Bordkarte erhalten. Am Flughafen angekommen, müssen sie nur noch ihre Bordkarte am Gate scannen. Diese Vorgehensweise spart Zeit und ermöglicht es den Fluggesellschaften, den Passagierfluss effizienter zu steuern, insbesondere zu Spitzenzeiten, und dabei weniger Personal einzusetzen.
Vergleich traditioneller Hotelkioske
Traditionelle Hotelkioske kämpfen oft damit, die Effizienz und Bequemlichkeit der Passkontroll- oder Fluglinien-Check-in-Prozesse zu erreichen. Gäste, die Hotelkioske nutzen, müssen normalerweise viele Informationen manuell eingeben, was zu längeren Check-in-Zeiten führen kann, die denen an besetzten Empfangsschaltern ähneln oder diese sogar überschreiten können.
Beim Check-in an der Rezeption zeigen Gäste typischerweise ihren Ausweis vor und besprechen Zahlungsmethoden mit dem Personal. Bei der Nutzung von Kiosken sind dagegen Gäste selbst für die Dateneingabe und -überprüfung verantwortlich. Diese zusätzliche Verantwortung kann abschreckend wirken, weshalb viele Gäste Kioske nur nutzen, wenn die Warteschlangen an der Rezeption lang sind. In gehobenen Hotels werden Kioske oft eher als kostengünstige Alternative mit eingeschränktem Service betrachtet, anstatt als echte Serviceverbesserung.
Intelligente Lösungen für Hotelkioske
Basierend auf bewährten Verfahren aus Flughafen- und Fluglinien-Check-ins schlagen wir eine Lösung vor, die die Phasen des Check-ins und der Anreise klar voneinander trennt. Dies optimiert den Prozess hinsichtlich Geschwindigkeit und Bequemlichkeit, während Gästen die Wahl zwischen einer vollautomatisierten oder einer menschenunterstützten, digital unterstützten Check-in-Erfahrung ermöglicht wird.
1. Automatisierte Online-Check-ins
Hotels sollten ihre Gäste dazu einladen, sich über ein automatisiertes System online einzuchecken, das sie bequem von ihrem Smartphone oder Laptop aus nutzen können. Diese einfache Vorgehensweise reduziert die Formalitäten und Wartezeiten bei der Anreise erheblich, ermöglicht eine problemlose Identifikation und ermöglicht Zahlungen mit nur einem Klick über mobile Wallets. Während dieses entspannten Check-in-Prozesses können Gäste in Ruhe bedeutungsvolle Upgrades und zusätzliche Dienstleistungen erkunden, ohne sich unter Druck gesetzt zu fühlen.
2. Der Hotel-Pass
Ähnlich wie bei einer Flugzeug-Bordkarte kann ein "Hotel Pass" sofort nach der Buchungsbestätigung oder beim Online-Check-in ausgestellt werden. Gäste können ihn entweder ausdrucken oder in ihrem mobilen Wallet speichern, um ihn bei der Anreise griffbereit zu haben. Im Hotel können Gäste dann ihren Hotel-Pass an einem Kiosk scannen, um den Check-in schnell abzuschließen. Dies beinhaltet das Ausstellen der Schlüsselkarte, die Abwicklung optionaler Zahlungen über ein verbundenes Kartenterminal und die schnelle Führung zu ihren Zimmern in wenigen Augenblicken.
3. Optimierung des vom Menschen unterstützten Check-ins
Der Hotel Pass kann auch den vom Menschen unterstützten Check-in für Gäste, die die traditionelle Methode bevorzugen, beschleunigen. In Empfangsbereichen mit QR-Code-Lesegeräten können Gäste einfach ihren Hotel Pass vorzeigen, wodurch das Empfangsteam sofort auf ihre Reservierungsdetails zugreifen kann.
Dieses System ist besonders hilfreich in Hotels, in denen die Technologie für den Zutritt zu den Zimmern keine Selbstprogrammierung von Schlüsselkarten ermöglicht. Auf diese Weise erleben Gäste minimale Wartezeiten und maximale Bequemlichkeit.
4. Umgang mit unvollständigen Pre-Stay-Vorbereitungen
Wenn ein Gast ohne abgeschlossenen Online-Check-in oder ohne heruntergeladenen Hotel-Pass ankommt, erkennt der Kiosk dies und bietet Lösungen an. Gäste werden aufgefordert, ihren Nachnamen einzugeben, um eine neue E-Mail für den Online-Check-in zu erhalten. Auf diese Weise können sie die Vorbereitungen bequem auf ihren mobilen Geräten abschließen.
Nachdem sie ihren Hotel Pass erhalten haben, können Gäste zum Kiosk zurückkehren, um ihn zu scannen und den Prozess abzuschließen. Auf diese Weise können Gäste den Check-in bequem in der Lobby mit ihrem eigenen Gerät abschließen, anstatt an einem öffentlichen Kiosk.
5. Integration der Systeme
Um sicherzustellen, dass die vorgeschlagene Lösung reibungslos funktioniert, müssen Hoteliers sicherstellen, dass alle Systemkomponenten wie Online-Check-in, Gästekommunikation, Kioske, Property Management Systeme (PMS) und Zahlungsabwicklung nahtlos integriert sind. Diese Integration gewährleistet einen flüssigen Übergang von der Online-Vorbereitung bis zur physischen Anreise der Gäste.
Um ein Beispiel zu geben: Das Kiosk-System sollte davon ausgehen, dass der Online-Check-in abgeschlossen ist, und Gäste, die diesen Schritt noch nicht erledigt haben, zur Online-Plattform zur Vervollständigung weiterleiten. Zusätzlich müssen Zahlungsgarantien über den Online-Check-in, die Kioske und das Property Management System (PMS) konsistent sein. Das PMS sollte die vom Online-Check-in-System ausgestellten Hotel-Pässe erkennen, um einen effizienten Check-in-Prozess, mit menschlicher Unterstützung, zu gewährleisten.
Die Clock-Plattform bietet eine umfassende Lösung, die PMS, Gästekommunikation, Online-Check-in, Kioske und Zahlungssysteme in einer nahtlosen Plattform integriert. Unser Ansatz nutzt Geräte mit eingebauten QR-Code-Lesern anstelle von Tablet-Kameras, um maximale Effizienz und das bestmögliche Gästeerlebnis zu gewährleisten.
Fazit
Durch das Lernen von Flughafenkiosken und den Betriebsabläufen von Fluggesellschaften können Hotels ihre Check-in-Prozesse erheblich verbessern, was sowohl die Gästezufriedenheit als auch die betriebliche Effizienz steigert. Durch die Einführung smarter Kiosklösungen, die den Check-in von der Anreise entkoppeln, Geschwindigkeit und Bequemlichkeit optimieren sowie die Wahl zwischen vollautomatisiertem und verbessertem, menschenunterstütztem Service bieten, können Hotels den ersten Kontakt mit ihren Gästen erheblich verbessern.
Diese Herangehensweise erfüllt die Erwartungen moderner Reisender und setzt neue Maßstäbe in der Gastfreundschaft, indem sie ein einladendes und effizientes Erlebnis beim Betreten des Hotels sicherstellt. Mit fortschrittlichen Technologien und einer strategischen Systemintegration in der Hotelplattform von Clock können Hotels ein herausragendes Check-in-Erlebnis bieten, das mit den besten Check-in-Systemen von Fluggesellschaften konkurriert.
