Am 1. Januar 2025 tritt eine bedeutende Änderung des Bundesmeldegesetzes (BMG) in Kraft. Diese Gesetzesänderung soll den Verwaltungsaufwand in der Hotellerie verringern und gleichzeitig den Anforderungen des Datenschutzes besser gerecht werden. Für Hoteliers bedeutet dies jedoch auch, dass sie bestehende Abläufe und Systeme anpassen müssen, um weiterhin rechtskonform zu arbeiten. Besonders wichtig: Die Änderungen wurden kurzfristig beschlossen, was die Umstellung für Hoteliers erschwert. Bis alle neuen Strukturen klar definiert sind, wird empfohlen, die bestehenden Prozesse vorerst beizubehalten, um reibungslose Abläufe sicherzustellen.
In diesem Artikel beleuchten wir die wesentlichen Änderungen, deren Auswirkungen auf Ihren Betrieb und geben praktische Hinweise, wie Sie sich vorbereiten können.
Weniger Bürokratie in der Hotellerie
Die Erfassung und Aufbewahrung von Meldescheinen war für die Hotellerie stets mit einem hohen Verwaltungsaufwand verbunden. Dazu kommen datenschutzrechtliche Anforderungen, die die Abläufe zusätzlich erschweren. Mit der Gesetzesänderung ab Januar 2025 soll diese Belastung zumindest teilweise verringert werden.
Konkret entfällt die Verpflichtung, Meldescheine für Gäste mit deutscher Staatsangehörigkeit zu erstellen und zu speichern. Dies spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch den Verwaltungsaufwand. Für ausländische Gäste bleibt die Meldescheinpflicht jedoch bestehen, sodass Hoteliers ihre Abläufe entsprechend anpassen müssen.
Die wichtigsten Änderungen im Überblick
Keine Meldescheine mehr für deutsche Gäste
Die größte Erleichterung bringt die Abschaffung der Meldescheinpflicht für deutsche Staatsbürger. Diese Änderung bedeutet, dass Hotels und andere Beherbergungsbetriebe künftig keine persönlichen Daten deutscher Gäste mehr erfassen oder aufbewahren müssen. Dies soll den Check-in-Prozess beschleunigen und für weniger Aufwand bei der Datenverwaltung sorgen.
Registrierungspflicht für ausländische Gäste bleibt
Für ausländische Gäste bleiben die bestehenden Regelungen des Bundesmeldegesetzes (§§ 29 und 30 BMG) unverändert. Hotels müssen weiterhin Meldescheine für diese Gäste führen, die mindestens 12 Monate aufbewahrt und auf Anfrage den Behörden zugänglich gemacht werden müssen. Dies erfordert eine klare Differenzierung der Prozesse und Systeme, um den unterschiedlichen Anforderungen gerecht zu werden.
Digitale Meldescheine weiterhin möglich
Digitale Meldescheine bleiben auch nach der Gesetzesänderung eine Option, allerdings nur für Gäste, die der Registrierungspflicht unterliegen. Viele Hoteliers setzen bereits auf digitale Prozesse, um die Verwaltung effizienter zu gestalten. Diese Möglichkeit wird auch weiterhin bestehen bleiben und eine zentrale Rolle im modernen Hotelmanagement spielen.
Keine Änderungen bei lokalen Abgaben
Wichtig ist, dass sich die Änderungen ausschließlich auf die Registrierungspflichten beziehen. Die Erhebung und Meldung lokaler Abgaben, wie Bettensteuern oder Kurtaxen, bleibt unverändert und muss weiterhin ordnungsgemäß erfolgen.
Auswirkungen auf den Umgang mit Gästedaten
Die Abschaffung der Meldescheinpflicht für deutsche Gäste bedeutet nicht, dass Gästedaten keine Rolle mehr spielen. Vielmehr bietet diese Änderung die Gelegenheit, Datenprozesse zu überdenken und gezielt anzupassen.
Vorteile der Datenerhebung, auch ohne gesetzliche Pflicht:
Auch ohne gesetzliche Verpflichtung können bestimmte Daten für den Betrieb eines Hotels weiterhin von Bedeutung sein. Beispielsweise:
- Digitaler Check-out: Adress- und Zahlungsinformationen erleichtern einen reibungslosen, papierlosen Check-out.
- Kundenbindungsprogramme: Personalisierte Angebote und gezielte Marketingkampagnen basieren auf den richtigen Daten.
- Effiziente Kommunikation: Buchungsbestätigungen, Rechnungen und Sonderangebote können nur mit korrekten Kontaktdaten zuverlässig übermittelt werden.
Datenschutz und Compliance bleiben Pflicht
Die Einhaltung der DSGVO bleibt auch nach der Gesetzesänderung von zentraler Bedeutung. Dabei gilt:
- Relevanz: Sammeln Sie nur Daten, die für Ihre Abläufe unbedingt notwendig sind.
- Transparenz: Informieren Sie Ihre Gäste klar und verständlich über die Verwendung ihrer Daten.
- Sicherheit: Achten Sie darauf, dass alle erhobenen Daten sicher gespeichert werden und nur für den angegebenen Zweck verwendet werden.
Wie können sich Hoteliers vorbereiten?
Die Anpassung an die neuen Anforderungen erfordert strategische Schritte in den Bereichen Technologie, Schulung und Prozessmanagement. Hier sind einige praktische Maßnahmen:
Behalten Sie vorerst die bestehenden Abläufe bei
Die Gesetzesänderung ist beschlossen. Dennoch obliegt es den Hoteliers, die konkreten Details zur Einhaltung der neuen Vorgaben zu klären und anzupassen. Um rechtliche und betriebliche Unsicherheiten zu vermeiden, sollten Sie Ihre aktuellen Prozesse für beide Gästegruppen – deutsche und ausländische – zunächst unverändert beibehalten. Dies gibt Ihnen die nötige Zeit, um die neuen Anforderungen zu prüfen und die notwendigen Anpassungen in der Praxis vorzunehmen.
Optimieren Sie Ihre Prozesse
Die Abschaffung der Meldescheinpflicht für deutsche Gäste bietet die Gelegenheit, interne Abläufe zu vereinfachen. Digitale und automatisierte Systeme können dabei helfen, den Check-in-Prozess effizienter zu gestalten.
Aktualisieren Sie Ihr Property-Management-Systeme (PMS)
Ihr PMS sollte in der Lage sein, zwischen meldepflichtigen und nicht meldepflichtigen Gästen zu unterscheiden. Diese Funktionalität bietet die Möglichkeit, den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden und gleichzeitig die Effizienz zu gewährleisten.
Datenschutz priorisieren
Auch wenn die Aufbewahrungspflicht für Meldescheine deutscher Gäste entfällt, müssen Sie weiterhin die DSGVO-Standards einhalten. Investieren Sie in Datenschutz Protokolle, um die Informationen Ihrer Gäste zu schützen.
Schulen Sie Ihr Team
Mitarbeiter sollten über die Änderungen informiert sein und genau wissen, welche Daten bei welchen Gästegruppen erhoben werden müssen. Regelmäßige Schulungen sind der Schlüssel, um den Übergang reibungslos zu gestalten.
Technologische Unterstützung
Technologie spielt eine zentrale Rolle bei der Umsetzung der neuen Anforderungen. Als Anbieter eines modernen Property-Management-Systems unterstützen wir Sie dabei, Compliance sicherzustellen und Ihre Betriebsabläufe zu optimieren.
Gedruckte Meldescheine
Für Hotels, die weiterhin gedruckte Meldescheine für ausländische Gäste verwenden, bietet Clock PMS+ flexible Meldescheinvorlagen, die sich einfach an die gesetzlichen Anforderungen anpassen lassen.
Anpassung digitaler Lösungen
Unsere digitalen Meldeprozesse sind vollständig entwickelt und haben sich in der Praxis bewährt. Wir arbeiten kontinuierlich an spezifischen Anpassungen, um die neuen gesetzlichen Voraussetzungen optimal zu erfüllen. Gleichzeitig sind wir offen für Feedback unserer Kunden, um unsere Lösungen weiter zu verbessern.
Fazit: Blick in die Zukunft
Die Änderungen des Bundesmeldegesetzes ab 2025 stellen einen bedeutenden Schritt zur Entlastung der Hotellerie dar. Dennoch ist eine sorgfältige Vorbereitung unerlässlich, um die neuen Anforderungen erfolgreich umzusetzen. Nutzen Sie die Gelegenheit, bestehende Prozesse zu überdenken und sich strategisch auf die Zukunft auszurichten.
Haben Sie Fragen zur Umstellung oder benötigen Sie Unterstützung bei der Anpassung Ihrer Systeme an das neue Meldegesetz? Das Team von Clock steht Ihnen gern zur Verfügung. Gemeinsam finden wir die passende Lösung, um Ihr Hotel optimal auf die neuen Anforderungen vorzubereiten.
