Bien que les paiements par carte numérique soient efficaces, les hôteliers doivent encore faire face à des défis considérables. Les systèmes de paiement traditionnels, qui reposent sur une multitude de canaux et de méthodes, présentent des risques importants en matière de sécurité et de réconciliation, en particulier pour les méthodes couramment utilisées dans le secteur hôtelier.
Un système de gestion hôtelière centré sur le client peut non seulement optimiser les opérations, mais aussi garantir la satisfaction des clients, indépendamment du mode de paiement choisi. Cet article explore les défis que rencontrent les hôteliers et explique comment la tokenisation peut sécuriser les paiements avec un niveau de sécurité équivalent à celui des institutions bancaires, tout en éliminant la nécessité d'une réconciliation manuelle.
Gestion risquée des paiements hôteliers
Les paiements dans les hôtels peuvent devenir un casse-tête s'ils ne sont pas bien gérés. Les réservations affluent de multiples sources, que ce soit par téléphone, e-mail, ou via les plateformes de réservation en ligne (OTA). Pour gérer efficacement les frais de réservation et les politiques de garantie, les hôtels doivent recueillir et stocker les informations de carte de crédit pour un usage ultérieur.
Cependant, lorsque les systèmes hôteliers classiques ne garantissent pas la sécurité de ces données sensibles, cela expose l'hôtel à des risques majeurs. Non seulement les informations des clients peuvent être compromises, mais cela peut aussi entraîner des pertes financières, des litiges juridiques, et nuire gravement à la réputation de l'établissement.
Faute de solutions sécurisées, certains employés finissent par noter les numéros de carte sur des post-it ou dans des champs non sécurisés du système, puis traitent manuellement ces informations dans des terminaux physiques. Ce genre de pratiques est extrêmement risqué.
Adopter des solutions de paiement qui utilisent la tokenisation des cartes de crédit et permettent un traitement sécurisé des paiements via ces tokens est essentiel. Ces solutions protègent non seulement les données des clients, mais renforcent également la confiance en votre établissement.
Voyons comment une solution de paiement intégrée et centrée sur le client, comme celle proposée par Clock, peut résoudre ces problèmes et améliorer le fonctionnement de votre hôtel.
Paiements sécurisés avec la tokenisation
La tokenisation est un processus dans lequel les détails visibles d'une carte de crédit (numéro, date, nom, code CVV) sont convertis en un jeton unique, qui ne peut pas être utilisé pour récupérer les informations réelles de la carte. Les détails réels de la carte sont stockés en toute sécurité chez le processeur de paiement, et non par l'hôtel, réduisant ainsi les risques pour les hôteliers.
Lorsqu'un client effectue une réservation via un canal non sécurisé, l'agent de réservation peut le rediriger vers un environnement conforme aux normes PCI DSS. Les informations de la carte sont alors immédiatement tokenisées et peuvent être utilisées pour toutes les transactions liées à la réservation et au séjour, y compris sur les terminaux de paiement, sans divulguer les données sensibles.
Ainsi, les hôteliers peuvent traiter les paiements en toute sécurité, évitant de conserver des informations sensibles sur les cartes, ce qui diminue grandement le risque de fuites de données.
Comment Clock sécurise les paiements grâce à la tokenisation :
- Réservation: Dès que les clients effectuent une réservation, que ce soit via le moteur de réservation de Clock, les OTA connectés ou un terminal de carte de crédit, Clock transforme instantanément les informations de la carte en un jeton sécurisé, en collaboration avec son partenaire de paiement, Adyen.
- Tokenisation: Ce jeton est stocké en toute sécurité dans le système de Clock, tandis qu'Adyen gère les informations sensibles de la carte dans un environnement strictement sécurisé et conforme aux normes PCI DSS.
- Collecte: Lorsqu'un paiement est nécessaire, qu'il s'agisse d'un acompte, du règlement du solde ou de frais supplémentaires, Clock utilise ce jeton pour effectuer la transaction en toute sécurité.
- Réconciliation: La tokenisation et les enregistrements automatiques des paiements dans Clock éliminent les erreurs de réconciliation.
- Gestion: Les membres du personnel n'ont jamais accès aux informations réelles des cartes de crédit, minimisant ainsi les risques de fuite de données et assurant la conformité aux normes PCI DSS.
De la saisie manuelle au traitement automatisé
Systèmes traditionnels : Habituellement, les clients communiquent leurs informations de carte de crédit via des formulaires papier ou des méthodes numériques peu sécurisées. Le personnel doit ensuite entrer manuellement ces données dans les terminaux de paiement, ce qui peut entraîner des erreurs humaines et augmenter les risques pour la sécurité. Ce processus est non seulement chronophage, retardant la collecte des paiements, mais il prolonge également les délais de check-in et check-out, causant ainsi de la frustration chez les clients.
Clock: Grâce à Clock, les clients entrent une seule fois leurs informations de paiement via une plateforme sécurisée, qui tokenise les détails. Le traitement des paiements devient alors entièrement automatisé, supprimant les risques d'erreurs liés à la saisie manuelle. Les transactions sont directement intégrées dans le système de gestion hôtelière, assurant ainsi une réconciliation précise et en temps réel, ce qui se traduit par un processus de paiement plus rapide, plus sécurisé, et une amélioration de la satisfaction client.
De la réconciliation manuelle à l'intégration harmonieuse
Systèmes traditionnels: Le suivi et le rapprochement manuel des paiements provenant de différentes sources sont complexes et risqués. Les divergences peuvent entraîner des erreurs financières et des audits laborieux. Le personnel consacre de nombreuses heures à rapprocher les paiements, ce qui affecte la qualité du service à la clientèle. Les erreurs de facturation ou les remboursements tardifs peuvent également causer de l'insatisfaction chez les clients.
Clock: Grâce à la tokenisation, le système enregistre automatiquement les données de paiement et les associe en temps réel aux réservations, éliminant ainsi le besoin de rapprochements manuels. Les processus automatisés réduisent les erreurs et assurent l'exactitude des données financières, permettant au personnel de se concentrer sur l'amélioration de l'expérience client. Avec une facturation précise et un service plus rapide, tant les clients que le personnel sont plus satisfaits.
Résumé
Les clients s'attendent à ce que les hôtels protègent leurs informations de paiement et garantissent la précision de leur facturation. Pourtant, la pratique répandue de la saisie manuelle des données de carte de crédit dans les terminaux, en plus d'être risquée, souligne l'inadéquation des systèmes traditionnels face aux exigences des paiements modernes. Personne ne prendrait sciemment le risque de voir ses informations de carte de crédit exposées – pas même vous.
Le système de gestion hôtelière de Clock, intégrant des paiements sécurisés, utilise la tokenisation pour chaque transaction, substituant les informations sensibles par des jetons sécurisés. Cette méthode moderne protège non seulement les données de paiement des clients, mais aussi la réputation de votre établissement. De plus, elle automatise le traitement des paiements et élimine les erreurs liées aux réconciliations manuelles.
En adoptant Clock au lieu d'un système hôtelier traditionnel, les hôtels renforcent la protection des données, préservent leur réputation et augmentent la sécurité générale, tout en offrant une expérience fluide et sécurisée pour le personnel et les clients.
