Réussir dans le domaine de l'événementiel signifie rester en tête et adopter une technologie qui simplifie la complexité et rend la gestion plus fluide. La dernière offre de Clock introduit une fonctionnalité avancée et entièrement intégrée pour la gestion des réunions, des incentives, des conférences et des expositions (MICE).
Explorons les nouvelles fonctionnalités et les améliorations qui rendent l'organisation d'événements plus facile et plus intuitive.
Pourquoi passer à une nouvelle version de la solution Ventes et événements ?
Face à une demande croissante, les hôteliers recherchent des solutions complètes pour la gestion des événements. En réponse à cette attente, nous avons développé une nouvelle version du module Ventes et événements, directement inspirée des besoins exprimés par nos précieux clients. Les directeurs d'hôtels, confrontés à des plannings très chargés, ont souligné l'importance d'une interaction plus fluide et efficace avec le système. Cette mise à jour a donc été pensée pour simplifier et accélérer la création et la modification des événements. Les nouveaux outils offrent une grande flexibilité, capable de s'adapter aux changements constants dans l'organisation d'événements.
De plus, la nouvelle interface, plus compacte, permet d'avoir un aperçu rapide des statuts des événements, tout en optimisant la navigation, éliminant ainsi le besoin de changer constamment d'écran ou de naviguer dans des menus complexes.
Pour une meilleure gestion de la disponibilité, une vue unifiée des salles de réunion, des chambres d'hôtel et des espaces de restauration a été intégrée, mettant l'accent sur le nombre de participants (PAX) et le style de mise en place, qui influencent directement la capacité et la disponibilité.
Les principaux objectifs du développement étaient les suivants:
- Améliorer la flexibilité et la rapidité de création et de modification des événements.
- Améliorer la vue intégrée et la recherche de disponibilité pour tous les types de lieux dans un processus unique et rationalisé.
- Améliorer de manière significative la gestion des forfaits, en intégrant l'affichage des frais et la recherche de disponibilité lors de la création de l'événement.
- Optimiser les communications avec les clients grâce à des flux de travail intégrés permettant d'envoyer des propositions et des contrats directement depuis le système, en centralisant les communications avec les clients.
- Améliorer la coordination interne et automatiser davantage les processus d'organisation et de gestion des événements.
Amélioration continue des fonctionnalités essentielles
- Des fiches de fonction optimisées et des propositions d'événements personnalisées (BEO): Essentielles pour une planification et une exécution minutieuses, elles garantissent que chaque détail est pris en compte afin de simplifier l'organisation, la préparation et la gestion de l'événement.
- Capacités de communication améliorées: Permettent des interactions claires et rapides par courrier électronique avec les clients, ce qui est crucial pour la réussite de l'événement, en favorisant une communication de qualité.
- Fonctionnalité ToDos intégrée: Améliorée pour une meilleure collaboration du personnel; rattachable à l'événement, à son folio, à chaque réservation de salle de réunion ou à n'importe quelle activité. Assignable à n'importe quel membre de l'équipe ou service, elle offre des mises à jour en direct et une approche plus flexible que les fiches de fonction statiques pour améliorer la réactivité et la coordination.
- Application de signature d'accords: Simplifiez le processus de signature en envoyant des demandes de signature électronique pour confirmer l'accord, avec la possibilité pour l'organisateur de l'événement de payer des acomptes par carte de crédit.
- Carte de crédit enregistrée: Rationalisez la facturation et l'encaissement des acomptes et des paiements finaux en stockant en toute sécurité la carte de crédit de l'organisateur de l'événement pour un paiement en un seul clic.
- Folios d'événements et dépôts multiples: Créez et transférez des frais vers plusieurs folios d'événement, gérez les dépôts et les paiements, et facturez différents payeurs en fonction des accords conclus avec l'organisateur.
Planning d'activités amélioré
La fonctionnalité "Ventes et événements" repose principalement sur un planning d'activités amélioré. Cet outil centralise la disponibilité des salles de réunion, des restaurants et des chambres d'hôtel dans une interface claire et intuitive. Il permet ainsi aux organisateurs d'événements de prendre des décisions rapides et informées, optimisant leurs capacités de vente et de gestion des événements.
Caractéristiques principales:
- Contrôles interactifs: Créez, déplacez et modifiez facilement des événements dans le planning.
- Vues multiples: Choisissez entre les détails heure par heure, les résumés par activité, par demi-journée ou par jour pour répondre à vos besoins de planification.
- Suggestions avancées: Suggérez des espaces ou des restaurants en fonction de la capacité d'accueil (PAX) et du style de mise en place, afin que chaque événement s’adapte parfaitement à votre espace et aux besoins de vos clients.
Modèles d'événements
Les modèles d'événements vous permettent de regrouper et de facturer plusieurs réservations et services de restauration en une seule offre cohérente. En un clic, vous pouvez créer plusieurs réservations et appliquer automatiquement les frais correspondants.
Caractéristiques principales:
- Réservation basée sur des modèles: Rationalisez le processus de réservation des espaces et des services grâce à des modèles prédéfinis qui tiennent compte de la disponibilité du lieu et du nombre de personnes.
- Frais personnalisables: Définissez des prix spécifiques dans chaque modèle, afin de garantir une facturation cohérente et précise.
- Attribution automatique des réservations: La solution attribue automatiquement les salles de réunion et les restaurants appropriés en fonction du nombre de clients et du style de mise en place souhaité.
Styles de mise en place
Grâce à la nouvelle fonctionnalité de configuration de style de mise en place, vous pouvez personnaliser votre espace selon vos besoins spécifiques. Le système ajuste automatiquement les résultats de recherche et les suggestions en fonction de la capacité de la salle choisie, que ce soit pour une disposition en classe, en U, ou tout autre style. Cela garantit que vous trouvez toujours la salle de réunion la plus appropriée, en tenant compte du nombre de participants (PAX) et du style de mise en place requis.
Automatisation des modifications d'événements
La gestion des événements est en perpétuelle évolution, et notre nouvelle fonctionnalité permet d'automatiser les modifications indispensables en cas de changement. Qu'il s'agisse d'un ajustement du nombre de participants, d'une modification de la durée de l'événement, ou d'une annulation, l'outil Ventes et Événements de Clock garantit une transition fluide et des mises à jour sans accroc.
Caractéristiques principales :
- Ajustement du nombre de participants: Modifiez facilement le nombre de clients pour un événement ou des activités spécifiques, en mettant automatiquement à jour les frais associés.
- Programmation flexible des événements: Déplacez, prolongez ou raccourcissez les événements avec des mises à jour automatiques de toutes les activités et réservations associées.
Améliorations de l'interface utilisateur
Suite aux retours de nos partenaires, Clock propose une série d'améliorations de l'interface utilisateur, visant à simplifier son utilisation et à accroître son efficacité.
Parmi les nouvelles fonctionnalités, vous trouverez :
- Vue d'ensemble des événements: Obtenez une vue unifiée de tout ce qui est essentiel, incluant les rapports de pick-up de blocs, les activités, les folios et les tâches à accomplir, le tout présenté de manière intuitive.
- Modifications directes: Actualisez les informations directement depuis l'écran principal de l'événement, sans avoir à changer d'écran ou gérer des fenêtres pop-up multiples.
- Vues d'activités améliorées: Profitez d'une nouvelle présentation des activités, conçue pour offrir une gestion et une interaction plus rapides et plus intuitives.
Redéfinition des documents et des courriers électroniques
La gestion des documents et des courriers électroniques a été révisée pour offrir plus de flexibilité et de connectivité. Désormais, vous pouvez créer, modifier et envoyer vos communications directement depuis l'interface de gestion des événements, ce qui simplifie votre flux de travail et élimine le besoin d'utiliser plusieurs outils.
Votez pour des domaines d'amélioration
Des évolutions majeures sont à venir pour les ventes et les événements, avec des améliorations qui allègeront les tâches administratives et augmenteront les taux de conversion. Nos experts ont identifié trois axes d'amélioration et sollicitent votre avis pour déterminer la priorité des interventions.
Domaines d'amélioration identifiés :
- Moteur de réservation pour les salles de réunion: Développer une interface intuitive permettant aux organisateurs d'événements de réserver des salles et des options d'événements de manière simplifiée. Cela réduira les tâches administratives et augmentera les réservations pour des événements moins complexes.
- Règles de routage automatisées: Mettre en place un système pour que le personnel de vente puisse automatiser l'attribution des frais d'événements à des comptes spécifiques, ce qui limitera les erreurs et allégera la charge de travail.
- Nouveaux statuts de vente: Actuellement, les statuts des événements en cours (optionnel, non confirmé, garanti) aident à gérer la disponibilité des espaces. Toutefois, ils ne sont pas adaptés pour le suivi commercial. Il est prévu d'introduire des statuts de vente distincts pour aider les équipes à mieux gérer et visualiser leur pipeline de ventes.
Résumé
La nouvelle fonctionnalité intégrée de Clock pour la gestion des ventes et des événements a été conçue pour offrir aux professionnels de l'événementiel un outil complet, intuitif et flexible, capable de répondre aux besoins complexes de la planification d'événements. Cette fonctionnalité comprend un planning d'activités amélioré, des modèles d'événements innovants, ainsi que l'automatisation des changements cruciaux. Chaque élément a été pensé pour optimiser l'efficacité opérationnelle et offrir une expérience client supérieure.
Découvrez comment ces nouveautés peuvent révolutionner votre stratégie de gestion d'événements, en garantissant que chaque événement est non seulement bien planifié, mais aussi parfaitement exécuté pour surpasser les attentes.
Tous les utilisateurs de Clock disposant d'un abonnement actif pour les fonctions Ventes et Événements bénéficieront de cette nouvelle fonctionnalité sans coût supplémentaire.
Pour plus d'informations, n'hésitez pas à consulter notre section support ou à nous contacter pour une formation ou un accompagnement dans l'intégration de ces nouvelles fonctionnalités.
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