En tant que responsable de la réception, vous jonglez quotidiennement avec de multiples tâches, qu'il s'agisse d'assurer le bon déroulement des arrivées et des départs, de veiller à l'exactitude de la facturation ou de former le personnel. L'un des plus grands défis consiste à gérer efficacement les réservations et les plans tarifaires sans erreurs, en particulier pendant les périodes de pointe ou de forte rotation du personnel.
Cet article explique comment l'écran de gestion des tarifs et des disponibilités de Clock, ainsi que la fonction Tarifs Favoris, peuvent vous aider à relever ces défis. Il montre comment ces outils simplifient le processus de réservation, minimisent les erreurs, et garantissent que votre équipe propose toujours les tarifs appropriés, ce qui améliore la satisfaction des clients et l'efficacité de vos opérations.
L'écran des tarifs et des disponibilités est l'un des outils les plus consultés du système. Il regroupe toutes les informations nécessaires pour que le personnel de la réception et les agents de réservation puissent répondre efficacement aux demandes de renseignements et effectuer des réservations par téléphone.
Personne n'aime être mis en attente ou se retrouver dans un silence embarrassant pendant que l'agent peine à trouver ce qu'il cherche dans un système complexe…
C'est pourquoi cet écran a été conçu pour fournir les informations pertinentes de manière rapide et intuitive, tout en étant l'interface idéale pour créer de nouvelles réservations.
Le téléphone sonne. Il s'agit d'une demande de Lisa, qui souhaite rester trois nuits. Elle et son mari arriveront le 7 avec un enfant de quatre ans.
Vous enregistrez les informations. Lors de la configuration de Clock, vous avez défini une limite de clients par chambre, ce qui vous permet de visualiser les meilleures options disponibles.
Ici, vous voyez les différents plans tarifaires. Dans ce cas, comme il s'agit d'une réservation directe par téléphone, vous choisissez le tarif direct et vérifiez la disponibilité.
Le système vous indique le nombre de chambres disponibles pour la période et les types de chambres sélectionnés, ainsi que le prix total pour les trois nuits.
Si le client demande le prix par nuit, cliquez et vous verrez les prix quotidiens spécifiques, y compris un calcul du prix moyen pour le séjour.
L'écran des tarifs et des disponibilités est un guichet unique pour toutes les informations dont vous avez besoin.
En sélectionnant chaque chambre, vous accéderez à des descriptions détaillées des tarifs et des caractéristiques spécifiques, invisibles pour les clients.
Par exemple, si Lisa s'interroge sur les spécificités de votre chambre double, le personnel de la réception pourra immédiatement lui donner des informations précises sur la superficie de la chambre, et lui préciser si elle est équipée d'une baignoire, d'une machine à café, ou d'autres équipements.
Dans le secteur de l'hôtellerie, connu pour son taux élevé de rotation du personnel, ces descriptions sont d'excellents guides pour le nouveau personnel afin de lui permettre de vendre plus de chambres.
Si Lisa vous demande ce que vos tarifs comprennent, vous pouvez l'informer que la chambre inclut le petit-déjeuner avec une TVA de 15 % et 1 € par personne et par nuit pour les taxes de séjour.
Vous pouvez également inclure une explication précise de votre garantie ainsi que de votre politique d'annulation pour en faciliter la compréhension. Votre équipe de réception doit toujours savoir si le client doit payer à l'avance, connaître les modalités d'annulation applicables, et comprendre jusqu'à combien de temps avant l'arrivée une annulation sans frais est possible. Clock simplifie la gestion de ces politiques en fournissant toutes les informations nécessaires.
Assurez-vous que votre réceptionniste dispose de toutes les informations pour répondre rapidement aux demandes des clients, que ce soit au téléphone ou en personne.
Lisa est satisfaite et souhaite réserver. Cliquez sur le bouton réserver et Clock récupère toutes les informations de l'écran des tarifs et des disponibilités, incluant :
La réservation est facile lorsque la recherche de disponibilité prend en compte vos choix et les ajoute à l'écran de réservation finalisée.
Ce processus laisse peu de place à l'erreur et le réceptionniste n'a pas à consulter d'énormes listes de tarifs.
Il ne lui reste plus qu'à saisir les informations de contact et à créer la réservation.
Imaginez qu'au milieu de la nuit, le téléphone de la réception sonne. Un client se renseigne sur une chambre et l'équipe de réservation est déjà rentrée chez elle.
Le réceptionniste, qui jongle avec de multiples tâches, doit maintenant s'occuper de la réservation. C'est là que la fonction Taris Favoris devient inestimable.
Elle permet de rationaliser le processus de réservation pour le personnel de la réception en veillant à ce qu'il propose toujours les tarifs corrects. Voyons comment elle fonctionne et pourquoi elle est utile.
Après avoir défini vos tarifs préférés, le réceptionniste ne verra que les tarifs qu'il doit utiliser. Par exemple, lorsqu'il traite une réservation directe, il n'a pas à s'inquiéter de proposer accidentellement un tarif négocié. Le système n'affiche que les tarifs appropriés, ce qui minimise les erreurs.
Clock se souvient de vos préférences tarifaires. Lorsque le réceptionniste vérifie la disponibilité, le système effectue automatiquement une recherche à l'aide des tarifs favoris, de sorte qu’il n'a pas à sélectionner manuellement les plans tarifaires, ce qui accélère le processus de vente et réduit le risque de proposer des tarifs incorrects.
Les tarifs favoris fournissent également des repères visuels pour aider les réceptionnistes à comprendre les restrictions de tarifs d'un seul coup d'œil. Par exemple :
Par exemple, un tarif peut exiger un séjour minimum de sept nuits ou ne s'appliquer qu'à un nombre spécifique de clients. Le réceptionniste peut rapidement déterminer les tarifs viables grâce à ces indicateurs visuels, ce qui permet de rationaliser le processus de réservation.
Revenons à notre scénario de nuit. Un client appelle pour réserver une chambre. Le réceptionniste vérifie rapidement les disponibilités. Grâce à la fonction Tarifs favoris, le système filtre tous les plans tarifaires non pertinents, n'affichant que les options appropriées. Cette précision permet au réceptionniste d'être plus rapide et garantit que le client reçoit toujours le bon tarif.
L'équipe de réservation, qui connaît bien tous les plans tarifaires, n'utilise pas les tarifs favoris. Ils ont l'expertise nécessaire pour sélectionner les tarifs appropriés à chaque situation. Cependant, pour le personnel de la réception, en particulier en dehors des heures de bureau, les Tarifs Favoris simplifient la prise de décision et garantissent l'exactitude.
L'écran des tarifs et des disponibilité de Clock et la fonction Tarifs Favoris répondent aux principaux défis auxquels sont confrontés les responsables de la réception, tels que la gestion des check-in en période chargée et l'assurance d'une facturation précise. En simplifiant le processus de réservation et en limitant les options tarifaires, ces outils aident votre équipe à traiter rapidement et précisément les demandes et les réservations des clients - en réduisant le stress, en minimisant les erreurs et en assurant un service cohérent aux clients.
Avec Clock, votre personnel de réception peut gérer efficacement les réservations et offrir aux clients une expérience sans faille. Découvrez comment Clock peut simplifier vos opérations quotidiennes et augmenter la performance de votre équipe de réception.